Технология самоорганизации команды менеджмента проекта: системный подход

В.Н. Михеев, "Российская Ассоциация Управления Проектами "СОВНЕТ"
Е.О.Пужанова, ЗАО "ПМСОФТ"

Аннотация

Для того чтобы Команда Менеджмента Проекта (Project Management Team) была готова к совместной работе и, в последующем, к эффективной самоорганизации, требуется, чтобы каждый ее участник был интегрирован в команду и в проект.

Сами процессы самоорганизации команды должны быть обеспечены мониторингом и механизмом управления изменениями, которые включают систему норм, правил и процедур, определяющих поведение и действия ключевых участников проекта и активную обратную связь.

В настоящем докладе рассматривается технология самоорганизации КМП на стадии исполнения проекта или его фазы с точки зрения самоорганизации систем.

Введение

Влияние внешних факторов, например, динамики развития рынка и появление новых рынков, изменения управленческих парадигм, повышения комплексности самих проектов, развитие менеджмента проектов, как стратегической управленческой культуры и профессиональной области деятельности и проч. требуют разработки новых подходов к деятельности по проектам, отличающихся технологичностью, рациональностью и эффективностью. В свою очередь, изменение макро- и микросреды проектной деятельности принципиально изменяет внутреннюю среду проекта и требует использования адекватных известных и создание новых инструментов¹ в менеджменте проектов.

Потребность в технологизации некоторых компонентов проектной деятельности, ранее являющихся предметом «искусства», «мастерства», «ноу-хау (know-how)» и интуиции «зрелых» профессионалов. определяется расширением применения менеджмента проектов и, как следствием, недостатком в высокопрофессиональных менеджерах проектов.

Сведение к «технологии» тех компонентов профессиональной деятельности «зрелого» менеджера проектов, которые всегда являлись характеристикой его класса и «ноу-хау» работы, требует большой осторожности, хорошего опыта и взвешенного подхода. Однако, переосмысление и развитие современного менеджмента проектов, как управленческой интегративной культуры, стратегии деятельности в рыночных условиях и командной «игры», позволяют решать задачи, ранее не стоявшие на повестке дня.

Одной из таких актуальных задач является самоорганизация проектных команд для эффективного выполнения проекта. Актуальность задачи и готовность к ее решению определяется:

• стратегическим характером современного менеджмента проектов и соответствующего подхода к деятельности компаний в рыночных условиях [1-3];
• многообразием типов проектных команд (самоуправляемые, самомотивирующиеся и т.п.), их культурой и современным подходом к созданию и деятельности команд проектов [4];
• сущностью современной команды менеджмента проектов и ее многопозиционностью в проекте (как субъекта управления, как элемента технологии осуществления проекта и как группы индивидуумов) [5];
• общим трендом к стандартизации проектной деятельности и унификации требований к профессионализму и мастерству менеджеров проектов [6,7].

В общем случае, под «технологией самоорганизации Команды менеджмента проекта (КМП)» понимается взаимосвязанная совокупность норм и правил, инструментов и действий, используемых с целью обеспечения процессов саморегулирования, самообучения и самоорганизации КМП, как элемента метатехнологии осуществления проекта.

Если использовать системный подход к формированию и использованию такой «технологии самоорганизации» (ТСО), то целесообразно:

• рассмотреть КМП, как систему;
• определить область и условия применимости ТСО КМП;
• сформулировать метатехнологию самоорганизации КМП с точки зрения самоорганизующихся систем;
• определить возможные наборы инструментов Project Management для разработки и реализации ТСО КМП.

Данный подход также применим, в частности, для проектов, в которых вся команда проекта не превышает 10-12 человек и формирование отдельной КМП нецелесообразно. Однако, в этом случае, сама ТСО должна включать не только управленческие компоненты, но и учитывать особенности профессиональной деятельности по проекту других членов команды.

Команда менеджмента проекта, как система

1.1. Системные характеристики КМП.

КМП можно рассматривать как систему, обладающую определенными характеристиками. В этом случае, в качестве подхода к построению ТСО команды можно использовать основные положения теории самоорганизующихся систем [8-12].

Под самоорганизующимися системами понимаются открытые системы, в которых происходит (или произошел) спонтанный процесс упорядочивания, обусловленный свойствами элементов самой системы В этом случае под самоорганизацией понимается целенаправленный процесс, в ходе которого создается, воспроизводится или совершенствуется организация сложной динамической системы [9].

Применительно к КМП, под ее самоорганизацией понимается целенаправленный динамический процесс самостоятельного принятия решений и осуществления действий, позволяющий сделать оптимальный выбор из множества вариантов решений и действий и провести соответствующую корректировку хода проекта.

В этом случае целесообразно идентифицировать КМП как систему, определить необходимые и достаточные условия ее самоорганизации, а также определить область применимости ТСО КМП в проектной деятельности.

В КМП, как в системе, можно выделить:

1. Элементы. Каждый элемент может выполнять функцию (функции) и/или обладать алгоритмом действия. Иначе, каждому члену команды необходимо иметь свою роль, область деятельности и ответственности и в КМП, и в проекте.
2. Связи. За сохранение структуры и целостности системы отвечают связи между элементами. В рамках КМП под связями понимается совокупность формальных и неформальных отношений между членами команды, которые определяются как измеримыми, так и не измеримыми характеристиками (например, культура, чувства, взгляды, убеждения и т.п.).
   
   В самоорганизующейся команде обратные связи должны компенсировать любые возмущения, возникающие в проекте (отрицательные обратные связи), а также быть стимулом для улучшения исполнения проекта со стороны членов КМП (положительные обратные связи).
3. Свойства. КМП, как система, должна обладать следующими свойствами:.

• Целесообразностью.
• Иерархическим строением.
• Адаптацией.
• Памятью.
• Разнообразием состояний.

1.2. Интерпретация системных свойств применительно к КМП.

Применительно к КМП свойств системы можно интерпретировать следующим образом:

Целесообразность.

Под целесообразностью понимается общая характеристика поведения сложных динамических систем (в случае КМП – организационной и социальной), описывающая ориентацию системы на достижение целей и получение определенных результатов.

Целью самоорганизующейся системы является модель «желаемого будущего», а в рамках КМП – достижение запланированных целей и получение ожидаемых результатов проекта, как результатов сознательной деятельности всей команды.

С точки зрения определения целей ТСО команды сложностью является большое количество персональных характеристик членов Команды, которые имеют разные оценочные шкалы, не имеют однозначных трактовок и проявление которых зависит от конкретной ситуации по проекту. Также немаловажную роль играют динамика изменений окружающей среды проекта, неопределенность и неоднозначность информации о внешней и внутренней среде проекта, «человеческий» фактор и т.п.

Иерархическое строение.

В КМП иерархия уровней управления отсутствует, поэтому деятельность выстраивается на связях координации и партнерства. В этом сущность менеджерской команды и ее принципиальное отличие от таких типов проектных команд, как команда управления проекта и команда проекта. Поэтому в рамках КМП используется иерархия целей и задач проекта и ответственности членов КМП. Каждый зависит от каждого и эффективная работа всей команды является совокупностью вкладов каждого ее члена. Если сравнить КМП с тепловозом, то неисправность или отсутствие тех или иных узлов не позволяет ему выполнять работу, для которой он предназначен. В данном случае вопрос о том, какой узел важнее, не возникает.

Адаптация

Функционирование любой самоорганизующейся системы обусловлено ее отношениями с внешней средой и реакциями приспособления к изменениям в ней. Адаптивная система должна выполнять свои функции, наиболее эффективным путем в зависимости от состояния окружающей среды. Уникальным свойством самоорганизующейся системы является изменение (корректировка) ее структуры и функций, адекватных изменениям внешней среды и наличие памяти.

Адаптация КМП происходит за счет изменения взаимосвязей между ее элементами и корректировки ее управленческих функций с целью выполнения проекта наиболее экономичным путем.

Память

Память, как способность к воспроизведению прошлого опыта в рамках деятельности Команды, позволяет работать быстрее и эффективнее. Накопление информации в процессе осуществления проекта, т.е. формирование опыта, позволяет предсказывать ход проекта системы в его непрерывно изменяющемся контексте. Как следствие, в ряде случаев решения на основе предсказания хода проекта, базирующегося на основе прошлого опыта, оказываются эффективнее, нежели решения, принятые без его учета.

Однако такой путь далеко не всегда является наиболее эффективным. В ряде случаев, использование памяти, как совокупности стереотипов подходов и деятельности, приводит к принятию типовых, простых и неверных решений в нетипичных случаях.

Разнообразие состояний

Разнообразие состояний КМП обуславливается многочисленностью ее элементов, имеющих разную природу (человеческую, социальную, техническую и проч.) и наличием различных как измеряемых, так и неизмеряемых явных и неявных связей между ними.

Для того, чтобы использовать ТСО надо создать КМП, обладающую или способной создать в себе еще большее разнообразие, чем разнообразие решаемых проектных задач. Иначе, совокупный потенциал (профессиональный, человеческий, трудовой) КМП должен быть большим, нежели необходимый для осуществления данного проекта. В условиях недостаточного совокупного потенциала КМП или отсутствия ее целостности ТСО просто не будет работать.

Целостность КМП, как системы, проявляется в возникновении новых интегративных качеств, не свойственных образующим ее компонентам, т.е. свойства КМП не являются суммой свойств ее элементов. Такое проявление целостности называется синергией КМП.

Технология самоорганизации КМП

2. 1. Метатехнология и технология самоорганизации

В реальном проекте технология самоорганизации создается самой командой, возможно, с помощью профессионалов по данному вопросу. Сам процесс ее разработки является мощным интегрирующим фактором в деятельности КМП.

Она разрабатывается на стадии ЖЦ команды «Нормализация деятельности (normalizing)» и корректируется в последующем исходя из реальных условий. Поэтому говорить о единой «технологии самоорганизации» для всех типов и видов проекта некорректно. Однако, возможно говорить об уровне метатехнологии для достаточно большого числа проектов, характеризующихся сходными параметрами.

На базе такой метатехнологии самоорганизации команды, например, для IT-проектов, создается своя «технология самоорганизации команды конкретного проекта», учитывающая ресурсные возможности, особенности проекта, организационную культуру компании, уровень профессионализма членов команды, стандарты (международные, национальные, корпоративные) по менеджменту и управлению проектами и многое другое.

Метатехнологию можно сформулировать для достаточно широкого спектра проектов. Она является базой (организационной моделью и моделью деятельности) для создания адекватной конкретному проекту и конкретному набору членов команды ТСО.

Иначе, готовых рецептов нет. Большинство попыток свести управление современным проектом к работе по операциям и к управлению в технических системах не увенчались успехом.
Таким образом, метатехнология является базой и совокупностью инструментов для построения ТСО команды под конкретный проект.

2.2. Область применимости

На начальной стадии проекта (start-up) используется практика проведения стартовых семинаров, тренингов или интеграционных процедур для создания и организации работы команды (Team Building). На этой стадии понятие «самоорганизации» не применимо и не имеет смысла. На стадии расформирования и/или реорганизации команды сам термин «самоорганизация» выглядит странно. Поэтому «технология самоорганизации» применима только к процессу развития команды (Team Development).

Начинается ее разработка на стадии «Нормализация деятельности (normalizing)» жизненного цикла КМП. На этой стадии члены команды приходят к взаимному согласию в результате переговоров и принятия компромиссов и разрабатывают нормы и правила, на основании которых будет построена их дальнейшая работа.

Сама технология «работает» на стадии «Исполнение планов по выполнению проекта (performing)», т.е. уже после того, как мотивация членов команды определена и ориентирована на успешное выполнение проекта, процесс осуществления проекта стабилизируется, эффективность работы команды возрастает, каждый член команды знает свою роль и т.п.

Следует также учесть, что при фазовых переходах в проекте (переход от одной фазы или стадии ЖЦП к другой) всегда необходимо проводить корректировку деятельности КМП с учетом изменившейся проектной ситуации. Как следствие, требуется также провести и ревизию некоторых элементов используемой технологии самоорганизации. Недооценка потребностей в изменениях может привести к неадекватности используемой технологии самоорганизации и изменившейся КМП.

2.3. Условия применимости

Самоорганизация возможна при определенных условиях:

• сведение «искусства управления» к выполнению операций;
• ограничения на самостоятельность действий члена КМП на уровне постановки задачи; иначе: «что делать?» - задается в рамках интегрированного контекста проекта и целей проекта;
• свободный выбор инструментов для решения вопроса «как делать?» в рамках ограничений на ресурсы, временные параметры и требования к результатам проекта
• согласование и координация промежуточных результатов - по проекту, его фазы (стадии), по задаче.

Иными словами, в рамках ТСО КМП:

• уровень и границы осуществления стратегии проекта задаются и координируются в рамках командных действий;
• осуществление тактических действий предполагает принятие самостоятельных решений и свободный выбор инструментов в рамках ограничений на решаемую задачу.

Процесс. Статичность процесса определяется управленческой культурой команды, включающей систему ценностей, ментальность и образ командных действий для данной совокупности индивидуумов, образующих команду, и целями (задачами) проекта.

Изменяющийся интегрированный контекст проекта и ход проекта определяет динамику изменений самой команды. Сам процесс самоорганизации является динамическим. На его входе – КМП, которая должна быть уже построена, т.е. проведен процесс Team Building, интегрированный контекст проекта и метатехнология ТСО. На выходе – успешное завершение проекта и изменившаяся КМП.

Технология. Определяется самим проектом, совокупностью индивидуумов – членов Команды, совокупностью управленческих ролей КМП и их весом для конкретного проекта и/или его жизненной фазы, профессиональным и человеческим совокупным потенциалом членов команды и, в ряде случаев, других участников проекта. Следует учесть, что совокупный профессиональный и личностный потенциал членов КМП должен превышать требующийся для осуществления ТСО (требование избыточности системы).

Вид проектной команды. Представление о самоорганизации применимо к управленческому звену проекта (команде или группе менеджмента проекта) или когда вся команда проекта не превышает 10-12 чел.

Требования к членам команды. Для каждого члена КМП, сознательно участвующим в процессах самоорганизации командной и личной деятельности по проекту, необходимыми начальными условиями являются:

• адекватность культуре команды менеджмента конкретного проекта;
• понимание каждым своей роли, как элемента целого под названием «команда проекта»;
• знание и принятие выработанных в результате согласования между членами КМП норм, правил и процедур совместной работы в рамках конкретного проекта.

Для каждого члена КМП в самом процессе исполнения проекта при использовании технологии самоорганизации необходимыми условиями являются:

• соблюдение выработанных норм и правил (формально оформленных и неформальных);
• следование принятым процедурам;
• постоянный мониторинг прогресса проекта с целью корректировки норм, правил и процедур.

Запуск процесса самоорганизации

Сама по себе самоорганизация не происходит. Естественным образом происходит только повышение энтропии, развитие беспорядка, хаоса и развал работы. Поэтому процесс надо «запустить» и сознательно «силовым» способом поддерживать систему регуляторов этого процесса (регулировать границы процесса самоорганизации КМП).

Для запуска нужно иметь:

• Сформированную КМП, прошедшую этап start-up и Team Building.
• Заданные форматы и формы повторяемых (цикличных) действий.
• Заданные правила: их наличие, принятие членами КМП и соблюдение.
• Действия: обязательные периодические и регулярные.
• Коммуникации: формальные, неформальные, личностные.
• Информация: интегрированный информационный контекст проекта.

Инструменты менеджмента проектов для ТСО КМП

Возникающие трудности при выборе инструментов всегда связаны с уникальностью проекта (по определению). Уникальность проекта всегда требует создания уникальной команды проекта, т.к. вне проекта «команда проекта» не существует. Поэтому совокупность инструментов можно в той или иной степени определить, однако их набор и взаимосвязи в обязательном порядке формируются под конкретный проект в рамках групповой работы конкретных членов КП.

Для того, чтобы поддержать необходимую эффективность деятельности команды, как системы, и избежать возможной подмены целей проекта и команды на групповые или индивидуальные цели, используется ряд инструментов для организации деятельности команды. В частности:

• партисипативный менеджмент проекта;
• согласованные взаимные ожидания и требования, как членов команды, так и других участников проекта;
• определенные границы самостоятельности каждого члена команды в рамках собственной ответственности в принятии решении о сроках, распределении и использовании ресурсов, результатах по проекту;
• групповая позитивная синергия;
• адекватная и справедливая система мотивации членов КМП;
• сбалансированная обратная связь;
• и другие.

В качестве регулирующих процесс самоорганизации инструментов можно использовать:

• корпоративные стандарты, правила и нормы;
• процедуры;
• развивающие мероприятия по корректировке адекватности профессионализма управляющего проекта и членов команды целям и задачам проекта;
• систему регулярных событий, формирующих единый информационный контекст проекта – рабочие совещания по проекту, отчеты по прогрессу и т.п.;
• другие, определяющиеся конкретным проектом.

Резюме

1. При использовании системного подхода для построения ТСО КМП всегда следует учитывать неопределенности в проекте, которые связаны с влиянием человеческого фактора. Поэтому типовые подходы можно определить на уровне метатехнологии для групп проектов, обладающих сходными характеристиками.
2. Для конкретного проекта всегда требуется построение уникальной ТСО на базе метатехнологии самоорганизации для определенного типа проектов с учетом особенностей конкретного проекта, «зрелости» компании-исполнителя, профессионального потенциала и особенностей индивидуумов, входящих в КМП.
3. Целесообразность использования ТСО определяется в каждом конкретном случае и зависит от масштаба проекта (чем выше объемы, тем большая эффективность), его длительностью (чем продолжительней проект, тем большая экономия высокопрофессионального управленческого ресурса) и профессионализма индивидуумов (чем выше профессионализм и мастерство, тем больший эффект).
4. Использование ТСО возможно только при определенных условиях: на стадии Team Development, при наличии достаточного для получения кумулятивного эффекта профессионального и человеческого потенциала членов КМП, установленных и выполняемых правилах и процедурах совместной и индивидуальной работы членов КМП.
5. Использование ТСО возможно в такой КМП, совокупный потенциал членов который превышает необходимый совокупный профессиональный потенциал, требуемый для осуществления конкретного проекта (требование избыточности системы).

Литература

1. Cleland David I. Strategic Management of Teams. John Wiley & Sons, Inc., New York, 1996. – pp. 292.
2. Cleland D.I., Project Management: Strategic Design and Implementation. - New York, NY: McGraw Hill Publishing Company Inc., 1999. – pp.560.
3. Михеев В.Н. Проектный Менеджмент для проектно-ориентированных компаний. «Консалтинг», № 1-2, 2002, с. 16-27.
4. Verma V., Managing the Project Team. The Human Aspects of Project Management. – V.3, Pennsylvania, PA: PMI, 1997. - pp.296.
5. Михеев В.Н. Современная команда менеджмента проекта. ComputerWorld. Директору информационной службы, май 2001г., сс. 14-21.
6. ICB - IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee: Caupin G., Knopfel H., Morris P., Motzel E., Pannenbacker O.. - Bremen: Eigenverlag, 1999. - pp.112.
7. Михеев В.Н., Товб А.С. Международные и национальные стандарты по управлению проектами, менеджменту проектов и профессиональной компетентности менеджеров проектов. В сб. Трудов 2-ой Всероссийской практической конференции «Стандарты в проектах современных информационных систем», М., 2002. – с.33-37.
8. С.Н. Брайнес, Свечинский В.Б. «Принципы организации сложных биологических систем управления»,Москва, Наука, 1967г.
9. Н.А.Бернштейн». Пути развития физиологии и связанные с ними задачи кибернетики. Биологические аспекты кибернетики»,Москва,Наука, 1969г.
10. В.П.Кузнецов, М.А.Раков. «Самоорганизация в технических системах», Киев, НАУКОВА ДУМКА, 1987г.
11. Завадский К.М.»К проблеме прогресса живых и технических сисием», Ленинград,Наука,1970г.
12. У.Р.Эшби «Принципы самоорганизации», Москва,Мир,1966г.