Система передачи сообщений

Система передачи сообщений Notes используется как по своему основному назначению - для связи между людьми - так и для совместной работы членов рабочих групп, в качестве наиболее важного компонента приложений рабочих потоков и в качестве платформы для группового ведения календаря и планирования.

Электронная почта. Начинающим пользователям система сообщений Notes предоставляет в распоряжение простой в использовании почтовый ящик, тогда как более опытные пользователи для обработки и организации больших объемов почты могут быстро получить доступ к средствам управления сообщениями. Пользовательский интерфейс Notes построен на базе завоевавшего множество наград интерфейса cc:Mail. Notes включает в себя мощный редактор для форматирования текста, множество шрифтов, цветов и широкий выбор других средств форматирования. В Notes Release 4 входят также агенты для выполнения различных задач клиента - таких как просмотр присоединенных к поступающим сообщениям файлов в поиске ключевых слов и сохранение их в соответствующей папке - и для автоматизации выполняемых на сервере задач, таких как контролирование сайтов Web на предмет поступления новой или определенной информации. Кроме того, Notes поставляется с программами просмотра файлов для большинства популярных настольных приложений, что предоставляет пользователям возможность читать и распечатывать данные, не имея на своем компьютере соответствующего приложения.

Совместная работа в рабочих группах. Интегрированная с Notes система передачи сообщений и группового ПО объединяет в себе оба метода коллективного использования информацией - "вталкивания" и "извлечения" - а также предоставляет пользователям интуитивно понятные и эффективные средства для совместной работы. Например, при создании исходного варианта документа, который должны просмотреть несколько сотрудников, пользователь может послать им сообщение электронной почты, которое включает в себя только ссылку на этот документ. Каждый из получивших сообщение может одним щелчком мышью открыть документ, что обеспечивает работу всех сотрудников с одним и тем же, самым последним вариантом документа. Почтовые сообщения могут содержать ссылки на любые документы в базе данных Notes, включая дискуссии, профили заказчиков и документацию (такие как, например, положения политики и описание процедур, руководства по поиску неисправностей), страницы Web и службы новостей.

Рабочие потоки. В большинстве приложений рабочих потоков требуется поставить в известность человека или обновить документ на основе значения определенного поля или состояния процесса. Рассмотрим приложение рабочих потоков по обслуживанию заказчиков. Запрос заказчика поступает в виде формы, заполненной им на странице в World Wide Web. Запрос вводится в базу данных Notes по обслуживанию заказчиков. После ее сохранения Notes автоматически посылает сообщения электронной почты соответствующему представителю по обслуживанию заказчиков. Представитель открывает сообщение и щелчком мышью на содержащейся в нем ссылке открывает запрос из коллективно используемой базы данных, в которой можно сохранять свои замечания и комментарии. Кроме того, приложение рабочих потоков Notes контролирует этот процесс, так что если он останавливается (например, если представитель не предпринимает никаких действий по этому запросу в течение 12 часов), то Notes рассылает дополнительные сообщения по электронной почте, на этот раз не только представителю по обслуживанию, но и менеджеру счета и начальнику отдела обслуживания заказчиков, предупреждая их о потенциальной проблеме перед тем, как она действительно перерастет в проблему.

Групповое ведение календаря и планирование. Система передачи сообщений Notes может быть использована совместно с продуктами по ведению календаря и планированию других производителей. Мощные средства группового планирования с использованием каталога Notes и системы передачи сообщений предоставляет Lotus Organizer.

Службы каталога
Notes поддерживает единый каталог, адресную книгу Name & Address Book. Адресная книга Name & Address Book управляет всей информацией о ресурсах каталога, от адресов электронной почты отдельных пользователей до записей о соединениях, определяющих моменты проведения репликации в сети.

Наследуя все преимущества архитектуры базы данных документов Notes, адресная книга Name & Address Book позволяет администраторам Notes управлять информацией о пользователях, информацией о базе данных и информацией о сервере, такой как графики процессов репликации, с помощью единого, интегрированного каталога. При этом не требуется дополнительных издержек на администрирование или отдельного управления обслуживанием каталога и инфраструктурой синхронизации.

Каталог Notes - адресная книга Name & Address Book - является просто еще одной базой данных Notes. Это расширяет традиционные возможности каталога как "белых страниц" или "желтых страниц" с именами и адресами служащих. В качестве центра сети масштаба предприятия, объединяющей в себе все ресурсы корпорации: людей, отдельные места, документы и приложения, каталог Notes представляет собой исключительно важную службу. Система передачи сообщений Notes использует адресную книгу Name & Address Book для управления следующими ресурсами:

Системы. В некоторых приложениях пунктом назначения для сообщения является не отдельный человек, а сервер, факс, телефон или другое электронное оборудование. Адреса таких ресурсов также могут сохраняться в каталоге.

Списки рассылки. В адресной книге Name & Address Book могут храниться электронные списки рассылки корреспонденции, обслуживаемые как с помощью электронной почты, так и факса.

Информация о маршрутизации почты. Маршрут сообщения через различные хабы и маршрутизаторы часто определяется на основании их доступности и стоимости пересылки, которые изменяются в зависимости от времени дня, срочности сообщения и других критериев. Запись в адресной книге Notes Name & Address Book может включать в себя описание логики маршрутизации сообщений с инструкциями, позволяющими обеспечить своевременную и эффективную доставку сообщений по какому-либо конкретному адресу.

Кроме того, каталог Notes наследует все свойства хранилища объектов Notes коллективного пользования, что делает его более богатым источником информации по именам и адресам, чем каталоги традиционных систем передачи сообщений.

Форматированный текст. Адресная книга Name & Address Book поддерживает использование форматированного текста, в том числе включающего в себя такие объекты, как изображения пользователей, внедренные объекты и таблицы.

Определяемые пользователем поля. Содержимое каталога не ограничивается обычным для каталогов форматом. Документы каталога могут включать в себя определяемые администратором поля. Например, администратор может добавить поле "идентификационный номер служащего" в форму сотрудников, чтобы этот номер хранился вместе с другой важной информацией, такой как должность, название отдела, номер телефона и т. д.

Связанные документы. Так как адресная книга Name & Address Book сама представляет собой документ, то возможно создание ссылок из базы данных каталога на другие документы в других базах данных Notes. Это позволяет администраторам "присоединить" к элементам каталога важную информацию поясняющего или описательного характера, не занимая при этом дополнительного места в адресной книге Notes Name & Address Book. Связанные документы помогают разрешить потребность в отдельных каталогах, поддерживаемых различными "владельцами" ресурсов каталога. Практически в любой организации можно выделить несколько групп, которым необходим доступ к точной и современной информации, имеющей отношение ко всему или части списка служащих, поставщиков и деловых партнеров организации: отдел кадров, финансовый отдел, отдел обслуживания заказчиков, производственный отдел, отдел снабжения, отдел информационной управляющей системы и т. д. Обычно всем этим отделам необходимы "согласующиеся" с другими отделами записи, но которые содержали бы различные подмножества информации. Адресная книга Notes Name & Address Book может служить "универсальным" каталогом для всех этих составных частей. Например, отдел кадров может создать каталог с такой конфиденциальной информацией, как размеры заработной платы и домашние адреса сотрудников, который будет связан с основным каталогом в адресной книге Name & Address Book.

[Назад] [Содержание] [Вперед]